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Que faire de vos dossiers médicaux ?

    Le devenir des dossiers médicaux en cas d’arrêt d’activité

     
     
    Vous cessez votre activité de médecin, que ce soit pour prendre votre retraite ou changer d’orientation. Si vous n’avez pas trouvé e successeur pour prendre en charge vos patients, la question se pose : que faire de vos dossiers médicaux, qu’ils soient sous format papier ou informatisés ?
    Si vous avez trouvé un successeur, veillez également à bien respecter la procédure et le libre choix du patient que nous vous rappelons ci-dessous.

     

    1 - Pourquoi conserver les dossiers médicaux ?


    Outre l’obligation légale de conservation des dossiers médicaux, détaillée ci-dessous, il est de l’intérêt des praticiens de conserver les dossiers des patients pour 3 raisons :

     

    1. Assurer la continuité des soins du patient : Connaitre son historique, ses traitements, les examens déjà réalisés, etc, afin que l’arrêt d’activité du médecin, quelle qu’en soit la raison, n’efface pas l’historique du patient.
    2. Contribuer à la recherche en responsabilité civile : le dossier médical du patient, fourni par le médecin, peut constituer un élément de défense du médecin et un moyen de preuve.
    3. Répondre à une demande d’accès au dossier du patient ou de ses ayants droits (loi du 4 mars 2002. Rappel ici sur la communication du dossier médical au patient )

    Il est donc primordial pour le médecin de répondre à son obligation de conservation es dossiers médicaux, à la fois dans son intérêt et dans celui des patients. Et dans tous les cas, cette responsabilité relève du médecin ou de sa famille.
     

    2 – Durée légale de conservation des dossiers patients

    Pour les établissements de soins, l’obligation légale est de conserver les dossiers 20 ans après la date de dernier séjour depuis la loi de 2006, avec quelques exceptions notables :

    • Pour les mineurs dont le dernier séjour est intervenu avant les 8 ans, leur dossier doit être conservé jusqu’à ce que le patient ait 28 ans ;
    • En cas de décès, la durée de conservation du dossier médical est réduite à 10 ans après le décès du patient ;
    • En cas de transfusion sanguine en revanche, le délai est étendu à 30 ans ;
    • Enfin, en cas de recours contentieux ou gracieux, le délai est suspendu et la durée de conservation étendue d'autant.

    Il a été recommandé pendant longtemps aux médecins libéraux de conserver leurs dossiers pendant 30 ans, qui correspondait au délai de prescription d’une procédure civile. L’article du code de Santé Publique L1142-28 de 2002 a ramené ce délais à 10 ans à compter de la consolidation du dommage ET pour les actes postérieurs à la date du 5 mars 2002.

     

    Dans ces conditions, le Conseil de l’Ordre recommande aux médecins de s’aligner sur le délai minimal de 20 ans (allongé pour les mineurs), avec les mêmes exceptions que précédemment.

     
    3 – Comment faire en pratique pour transmettre ses dossiers médicaux
     

    • Si le médecin a un successeur au moment de l’arrêt de son activité :

    Le processus doit être respecté, afin que les patients disposent bien du libre choix du praticien (si le médecin a choisi son successeur, les patients ne sont pas obligés d’adhérer à ce choix). Le médecin doit alors informer ses patients de sa date prévue d’activité, puis transmettre l’ensemble de ses fichiers patients à son successeur, sauf demande contraire des patients qui peuvent évidemment désigner un autre médecin traitant.

     

    • Si le médecin n’a pas de successeur prévu : 

    ·        Le médecin partant doit alors :

    1. Avertir les patients de la date prévue de sa cessation d’activité le plus en amont possible, soit oralement lors de ses derniers mois de consultations, soit par affichage dans la salle d’attente, soit éventuellement par une annonce dans la presse locale.
    2. A la demande de ses patients, il doit transmettre leur dossier au médecin qu’ils auront choisi pour poursuive leur prise en charge. Il est dans ce cas recommandé de ne pas transmettre les notes personnelles du médecin, mais de ne conserver que les éléments factuels de diagnostics, résultats, traitements et les éléments de contexte de nature à assurer la continuité des soins.
    3. Trier ses dossiers les plus anciens et détruire ceux qui ont dépassé le délai légal de conservation.
    4. Archiver le reliquat des dossiers médicaux restants, de manière à assurer leur disponibilité, leur intégrité et la confidentialité du secret professionnel…


     OUI, mais comment ?
     

     4 – Comment faire en pratique pour stocker et conserver ses fichiers patients

    • Les dossiers patients papiers

    Le volume de dossiers restants après transmission et tri, qui peut être plus ou moins important, peut être confié à une société privée d’archivage (avec un coût associé évidemment), jusqu’à expiration du délai légal de conservation.
    Dans ces cas là, le contrat doit prévoir :

    • Conditions et durées de conservation des dossiers papiers
    • Modalités d’accès aux dossiers (et notamment l’accès par un membre du Conseil Départemental de l’Ordre si le médecin n’est plus en mesure de l’assurer lui-même)
    Un archivage privé au domicile du médecin ou de sa famille peut éventuellement être réalisé, en s’assurant de la confidentialité des données et des accès.

     

    Le Conseil départemental de l’Ordre doit être informé du lieu et des possibilités d’accès aux dossiers papier du médecin ayant cessé son activité.

     

    • Les dossiers patients informatisés

    Une copie fidèle, durable, authentifiée et intégrale des fichiers patients doit être réalisée et conservée par le médecin ou sa famille... Explication de texte :

    • Une copie fidèle signifie qu’elle doit se présenter comme l’original avec papier à en-tête et signature,
    • Une copie horodatée signifie que  le document doit pouvoir être daté avec certitude et non modifié a posteriori de sa création ;
    • Une copie durable signifie que les documents doivent rester lisibles le temps d’expiration du délai de conservation, soit 20 ans…

    A ce titre, peu de solutions techniques remplissent aujourd’hui toutes ces conditions :

    • Les copies réalisées sur CD et DVD ne garantissent pas la pérennité de l’accès aux données.
    • Il faut opter, lors de l’enregistrement des données, pour un format électronique standardisé le plus répandu possible (XML PDF ou TIFF) afin qu’il reste lisible par les différentes solutions logicielles au fur et à mesure des évolutions technologiques.
    • La sauvegarde doit dont être réalisée sur un système de  stockage (disque) optique horodaté NON réinscriptible (Worm).

    Une société spécialisée dans l’archivage peut vous aider à choisir la solution adaptée à votre besoin.

    Mais attention :  Pour toute donnée de santé à caractère personnel au format numérique,  l'agrément ASIP Santé est indispensable pour la solution choisie.


    Que ce soit dans le cas d’un archivage papier autant que numérique, le Conseil Départemental de l’Ordre doit être informé du devenir et des conditions du fichier du médecin en cessation d’activité (une copie des codes d’accès scellée, ainsi qu’une procuration peuvent éventuellement être déposée au Conseil Départemental de l’Ordre).

     

    • Zoom sur la destruction des fichiers médicaux, une fois le délai de conservation atteint :


    Attention : lors de la destruction des documents du cabinet (fichiers patients notamment), il faut prendre des précautions pour que soit respecté le secret médical :

    • Pour la destruction des documents physiques, utiliser une broyeuse.
    • Et si vous faites appel à un informaticien, faites bien attention à qui et ce à quoi il a accès….
    Le médecin reste responsable de ses fichiers et du secret médical, même après l’arrêt de son activité .

     

    5 -  En cas de décès du médecin (ou de maladie longue ou invalidité)

    La conservation des fichiers médicaux relève alors de la responsabilité de la famille du médecin décédé, avec une attention particulière portée au secret médical, qui ne doit pas être rompu ni divulgué : les dossiers médicaux doivent être protégés contre toute indiscrétion à l’égard de tiers non médecin. La famille du médecin peut choisir d’informer la patientèle du décès par lettre et et annonce dans la presse locale, tout en invitant les patients à prendre contact avec un autre médecin de la commune (avec son accord).  La famille informe les patients de la transmission des fichiers à tel ou tel médecin, qui devient de fait le successeur du médecin défunt et prend alors en charge la transmission du dossier dans le cas où un patient désignerait un autre médeicn traitant.


    Le Conseil Départemental de l’Ordre est dans tous les cas l’interlocuteur de la famille pour l’aider à transmettre au mieux patients et fichiers vers les bons interlocuteurs, et organiser la sauvegarde du fichier patients dans les meilleures conditions possibles.
     
     
    Conserver les fichiers médicaux est non seulement une obligation légale pendant 20 ans, mais également une sécurité pour le médecin ayant cessé son activité, en cas de recours légal notamment, ainsi que pour ses patients.
    Si le cadre légal est théorique est bien connu, peu de solutions simples à mettre en œuvre au cabinet existent, mais de nombreuses sociétés d’archivage, habilitées à gérer des données sensibles de santé, peuvent aider les médecins dans leur processus d’archivage et de stockage des dossiers médicaux. Externaliser et se faire aider dans ce processus est la garantie d’une tranquillité d’esprit pour le praticien ayant cessé son activité.
    Et en cas de doute, n’hésitez pas à consulter votre Conseil Départemental de l’Ordre.

     


     

    Article mis à jour le : mardi 10 novembre 2015

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