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Changer de logiciel médical

    Changer de logiciel médical, c’est possible !


    Vous faisiez partie des pionniers de l’informatisation du cabinet, ou alors le logiciel médical que vous aviez est obsolète (plus maintenu ni mis à jour, ou ne correspondant plus à votre besoin...) et la perspective de changer de système vous effraie d’avance.
    Votre pratique évolue, votre logiciel doit évoluer aussi :
    • Vous êtes en réseau, en cabinet de groupe, en pôle ou en maison de santé, sur plusieurs sites, et souhaitez pouvoir partager des données avec des confrères ?
    • Vous êtes mobiles et devez pouvoir télétransmettre même lors de vos visites ?
    • Vous souhaitez pouvoir suivre et piloter vos objectifs de performance liés à la nouvelle convention médicale (la ROSP)  ?
    • Vous souhaitez pouvoir accéder à de nouvelles ressources, pour vous aider dans vos diagnostics et vos prescriptions ?
    • Vous êtes spécialiste, et vous souhaitez pouvoir piloter vos indicateurs spcéfiques à votre pratique médicale ?

    Et votre logiciel médical, qui a déjà plus de 10 ou 15 ans, n’est plus adapté à ces nouveaux usages. Vous devez envisager un changement de logiciel, et là, le doute vous assaille : Vous vous voyez déjà 2 semaines sans informatique, de retour à la fiche bristol et au papier, les feuilles de soins s’accumulant, et les nombreux jours de congés passés à paramétrer votre nouveau logiciel, à le comprendre et le prendre en main, appeler la hotline pour vous dépanner, récupérer une partie seulement des informations de votre fichier patients…et passer 2 ans à pester contre toutes ces données « perdues » qu’il faut re-saisir…


    Rassurez-vous, changer de logiciel médical, en récupérant vos données et sans trop stresser, c’est possible ! A condition bien sûr de faire un choix éclairé, et de savoir se faire accompagner dans cette transition. Cette évolution, majeure pour votre pratique, doit pouvoir se faire sans rupture de votre exercice.


    Il y a donc 2 étapes incontournables dans votre changement de logiciel  médical (une fois votre nouveau logiciel sélectionné – lire ici nos conseils pour bien choisir votre logiciel médical) :

    • récupérer les données de votre fichier patients existant,
    • vous former au nouveau logiciel.

    Et la société éditrice de votre nouveau logiciel doit pouvoir vous accompagner sur les 2 volets. Il est donc primordial pour vous de sélectionner un logiciel dont l’éditeur ou le revendeur pourra vous accompagner « physiquement » en dépêchant un technicien à votre cabinet et/ou ayant une agence à proximité de chez vous.
    Après tout, vous êtes médecin et pas informaticien, ne vous lancez pas seul dans cette aventure à hauts risques.
     

    Récupérer les données de votre fichier patients existant

     
    C’est, en général, votre préoccupation majeure, et c’est bien normal : comment être sûr de ne  perdre aucunes données patients au cours de cette « migration » ? Toutes ces heures de travail thésaurisées dans votre logiciel constituent en effet votre principal patrimoine professionnel, votre mémoire, et également votre unique témoin en cas de litige.


    Pour récupérer les données existantes dans votre fichier patients dans leur intégralité, votre nouvel éditeur de logiciel va procéder en général (ou devrait du moins) en 3 étapes :

    • A – Analyser vos fichiers existants, leurs données, leur structure, leur arborescence : c’est la phase d’audit. Certains éditeurs ont déjà audité presque tous les logiciels du marché.
    • B – Tester le transfert de l’ancien logiciel médical vers le nouveau : le résultat du transfert vous est communiqué, il peut en général être ajusté avant votre validation.
    • C – Valider et transférer l’ensemble des données  de votre fichier vers le nouveau logiciel : c’est la « moulinette de transfert » créée à l’étape précédente qui est généralisée. Cela prend en général quelques heures, pendant lesquelles votre ordinateur est indisponible.
    Une sauvegarde intégrale des données aura évidemment été réalisée au préalable, au cas où l’opération doive être réitérée, sans altération des données historiques.

    Il faut compter plusieurs semaines pour l’ensemble de l’opération de migration, et le planning sera défini en collaboration avec le technicien. Sachez que cela dépendra évidemment de votre logiciel initial et de sa comptabilité avec la solution logicielle choisie, de la somme de données à récupérer (type et nature des données, nombre de fichiers), de la disponibilité de votre sauvegarde complète, et de votre disponibilité, puisqu’il faudra intervenir en général au moins une demi-journée sur votre ordinateur au cabinet.
     

    Vous former au nouveau logiciel

     
    La plupart des logiciels médicaux de dernière génération sont très souples et paramétrables : en accord avec le technicien, vous pourrez par exemple retrouver une organisation de vos fiches patients proche de celle que vous aviez précédemment, ou au contraire, beaucoup plus intuitive selon votre souhait. C’est la phase de paramétrage de votre nouveau logiciel, qui se fait là encore avec accompagnement de l’éditeur.


    Il vous faut ensuite prendre en main votre nouvel outil, vous familiariser avec son ergonomie. 2 ou 3 heures de formation doivent suffire pour une première prise en main de votre nouvelle interface.
    Pour cela, votre éditeur peut vous proposer :

    • Une formation initiale au logiciel pour une prise en main et un démarrage en douceur (normalement, elle doit être incluse dans le forfait d’installation du nouveau logiciel qu’il vous propose. Si ce n’est pas le cas, négociez-la)
    • Une assistance en ligne ou sur leur site internet
    • Des formations à la carte, souples, pour découvrir au fur et à mesure de vos besoins les nouveaux modules de votre logiciel.
    Ces formations peuvent prendre la forme de « téléformations » en ligne, que vous faites au gré de vos envies et de votre emploi du temps, avec un véritable formateur  qui répond directement à vos questions.


     
    Le changement de logiciel est une étape importante dans la vie du cabinet, et souvent appréhendée comme un obstacle par les médecins et paramédicaux. Mais de plus en plus, les éditeurs de logiciels médicaux ont pris la mesure de l’impact de ce changement sur leur pratique, et les accompagnent tout au long de cette transition afin qu’elle se fasse en douceur et sans bousculer leur exercice.
     

    Article mis à jour le : lundi 30 janvier 2017

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