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La coordination en maison de santé

Fiche de poste pour la coordination en MSP

Les pôles et maisons de santé, pluridisciplinaires par définition, sont composés au minimum de 2 médecins généralistes et 1 paramédical (infirmier, kiné, …) qui ont défini en commun un projet de santé. Mais en moyenne, ils sont composés de plus de 9 professionnels de santé, médecins et paramédicaux. Afin que ces établissements fonctionnent bien et que les médecins et paramédicaux puissent consacrer le plus de temps possible à leurs patients, un certain nombre de missions transverses de coordination doivent être assurées.

Dans la plupart des cas, un coordonnateur est requis par ces maisons de santé pluridisciplinaires pour assurer la pérennité des missions administratives, des missions de communication et pour suivre les relations internes  et externes à la maison de santé.

Avoir recours à un coordonnateur en charge de ces différentes missions assure aux professionnels de la santé exerçant en libéral de se concentrer pleinement sur leur cœur de métier.
D’après une étude réalisée en Bourgogne, sur 28 MSP interrogées, 22 ont déclarés avoir recours à des coordonateurs administratifs (95% étant des femmes).

 

Les missions du coordonnateur en maison de santé


La mission essentielle du coordonnateur de maison de santé pourrait tenir en un mot : « faire tourner la boutique ». Cela nécessite de pouvoir : animer l'équipe pluri-professionnelle, faire avancer les projets transverses (dont par exemple la mise en place du Système d’information partagé entre les différents professionnels de santé), gérer les interfaces externes de la maison de santé (organisation des créneaux de vacations externes, gestion des relations avec les hôpitaux, l'ARS, la commune ou le territoire…), gérer la communication et la signalétique de la maison de santé pour les patients. Le tout a pour unique objectif d’améliorer l’offre de soins et les services rendus aux patients.

 

Quatre missions essentielles sont en général attribuées au coordonnateur :

 ·         La  Gestion administrative de la structure (pôle ou maison de santé) :

Eventuellement, cette mission peut inclure :
·         La gestion comptable ou le suivi comptable
·         La gestion des ressources humaines : gestion des bulletins de salaires, des congés du personnel, etc.
·         La gestion des achats : fournitures de papèterie et consommables, petit matériel médical (pansements, cotons…)
·         La gestion du bâtiment : appels de loyers et charges, gestion des petits travaux d’entretiens, gestion du circuit d’hygiène, etc.
 

·         La  communication  interne

Animer la communauté des professionnels de santé qui composent l’équipe, de façon régulière et collégiale. Cela inclut :
·         La mise en place de réunions d’équipes régulières, avec ordre du jour et compte-rendu
·         La gestion des nouveaux arrivants dans la structure : remplaçants, internes, stagiaires, des vacataires
·         Organisation et partage des plannings…
 

·         La  communication  externe

Il s’agit de gérer les relations de la maison de santé, en tant qu’entité, avec les différents interlocuteurs externes, via leurs représentants ou intervenants :
·         Hôpitaux et cliniques du secteur
·         Agence Régionale de santé
·         Ecoles
et universités
·         Commune
ou communauté de communes, territoire au sens large
 

·         L’offre de soins aux patients :

Comment aider les professionnels de santé à améliorer l’expérience des patients au sein de la maison de santé ? Par exemple :
·         Gestion de la signalétique
·         Organisation des flux (passage au secrétariat, puis en salle d’attente…)
·         Mise en place d’une enquête de satisfaction auprès des patients
 
Eventuellement, le coordonnateur peut être amené à mettre en place un site internet pour la structure et à le maintenir régulièrement.
 
 

Les tâches attribuées au coordonnateur de maison de santé


Les tâches qui peuvent être assignées au coordonnateur de santé pour chacune des missions précédentes sont listées ci-dessous :

 

La  Gestion administrative de la structure (pôle ou maison de santé) :


Effectuer le Suivi comptable de la structure :
-          Suivi des encaissements des loyers
-          Suivi des appels de charges
-          Suivi des dépenses et du budget de la structure


Gérer le personnel administratif de la structure :
-          Gestion des plannings des secrétaires et du personnel d’entretien
-          Gestion de feuilles de paie et suivi des jours de congés


Gérer les contrats de la structure :
-          Contrats de travail
-          Contrats avec les opérateurs (téléphone, internet)
-          Contrats d’assurances
-          Contrats sur le matériel (leasing, etc)


Gérer les petits travaux d’entretien, d’hygiène et de sécurité :
-          Contact avec les entreprises pour faire établir les devis, effectuer et suivre des rendez-vous
-          Gestion du matériel médical usagé
-          Maintenance des extincteurs et des alarmes incendie


Approvisionner  le stock de petit matériel :
-          Tenue de l’inventaire et du suivi des fournitures
-          Recensement des besoins en matériel auprès de tous les intervenants
-          Commandes régulières du matériel manquant, médical et non médical
 

·         La  communication  interne

 
Réunions d’équipes régulières :
 
-          Préparation de l’ordre du jour
-          Animation de la réunion
-          Rédaction et diffusion des comptes-rendus
-          Evocation des problèmes rencontrés et des projets
-          Proposition d’organisation de séminaires, conférences ou autres évènements
-          Priorisation des sujets d’éducation thérapeutique


Gestion des nouveaux arrivants dans la structure : remplaçants, internes, stagiaires, des vacataires…
-          Planification du nombre de remplaçants à prévoir en cas de congé des professionnels de santé
-          Organisation de la venue d’étudiants et stagiaires en santé, médecins et paramédicaux.
-          Analyse des besoins, de l’offre et de la demande médicale
 
 
Organisation et partage des plannings…
-          Elaboration des plannings hebdomadaires ou mensuels partagés entre les professionnels de santé
-          Elaboration du planning du personnel non-médical : secrétaires, femmes de ménage…
-          Envoi des plannings et information par mails groupés à l’ensemble du réseau de la MSP
 

·         La  communication  externe :


Le coordonnateur doit gérer les relations avec des structures externes à la maison de santé :


Hôpitaux et cliniques du secteur :
-          Mise  en place de partenariats pour attirer la patientele, gagner en visibilité, et élargir l’offre de soins
-          Orientation des patients vers des spécialistes issus d’établissements externes
-          Invitation d’intervenants issus d’hôpitaux
 
Agence Régionale de santé :
-          Suivi  des dossiers d’aides, subventions et suivis d’indicateurs en lien avec l’ARS
-          Synthèse  des informations utiles aux études statistiques
 
Commune ou communauté de communes :
-          Promotion de l’activité de la structure sur l’ensemble du territoire
-          Création de campagnes de sensibilisation
 
Universités :
-          Supervision de l’accueil d’étudiants, d’externes et d’internes
-          Rassemblement des conditions nécessaires à l’obtention d’un label universitaire
 

·         L’offre de soins aux patients 


Gestion de la signalétique :
-          Création de supports d’information pour orienter les patients à l’intérieur de la maison de santé
-          Affichage des informations d’ouverture et de fermeture de la structure
-          Mise en place de panneaux ou affiches médicaux et paramédicaux préventifs
 
Organisation des flux de patients :  
-          Organisation du « parcours patient »
-          Mise en place de l’accueil coordonné avec les secrétaires, les médecins et paramédicaux


Mise en place d’une enquête de satisfaction auprès des patients
-          Elaboration de questionnaires de satisfaction en ce qui concerne la qualité de l’accueil de la maison de santé
-          Animation d’une démarche qualité avec tous les professionnels de santé

 

Les compétences requises pour être coordonnateur en maison de santé


Compte tenu de la diversité des missions qui peuvent être attribuées au coordonnateur, cette personne doit pouvoir faire preuve des qualités suivantes :
·         Rigueur
·         Sens de l’organisation
·         Leadership
·         Consensus
·         Force de proposition
·         Esprit d’analyse
·         Sens de l’anticipation
·         Capacité de motivation
·         Relationnel
·         Autorité 
·         Réactivité
·         Polyvalence
·         Efficacité
·         Sens de la responsabilité
·         Discrétion (le coordonateur de santé est soumis au secret professionnel)

 

Profil du coordonnateur

 
Pour accéder au poste de coordonateur au sein d’une maison de santé, il est nécessaire à priori d’avoir un niveau BAC +4, minimum avec idéalement, une spécialisation en gestion et management de projet dans la santé.
Des compétences en ressources humaines,  en communication et  en gestion administratives sont requises. Il est également préférable de posséder la connaissance du milieu médico-social et de l’environnement des MSP.
L’EHESP (Ecole des hautes études en santé publique) propose depuis mai 2015, une  formation de coordonnateur en maison de santé en partenariat  avec la HAS (Haute autorité de santé) qui propose  l’apprentissage des différentes activités  exercées  par un coordonnateur en maison de santé. Cette formation à la gestion de MSP s’articule autour de quatre grands pôles :
·         La gestion de l’équipe pluri professionnelle,
·         L’implication des patients,
·         L’utilisation du système d’information
·         La gestion de projets de santé
Ce cursus est principalement réalisé à distance (e-learning) mais se veut très interactif  grâce à des réunions de retour d’expérience ou des forums animés par des professionnels. Il y a également une mise en application rapide des acquis via des stages ou des expériences.

 


Exerçant au sein d’une maison de santé pluri professionnelle, le coordonnateur sera généralement sous la responsabilité collégiale de l’association des professionnels de santé. Il est en quelque sorte le chef d’orchestre de la maison de santé.
Attention : Pour accomplir ses missions correctement, le coordonnateur de santé doit bénéficier de la confiance de tous les professionnels de santé en place. Il faut aussi lui donner les moyens matériels
Les maisons de santé peuvent avoir recours à un coordonnateur de santé à temps partiel, ou mutualiser cette ressource avec une ou deux autres structures, voire en déléguer complètement la gestion ( www.facilimed.fr )
 
 
Bien managé et utilisé, il facilitera grandement la vie des professionnels de santé au bénéfice des patients de la maison de santé.
 
 

 
 
 

 


Article mis à jour le : lundi 30 janvier 2017

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