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Bien choisir son logiciel médical

    Vous vous installez pour la première fois ou vous envisagez de changer de solution informatique au cabinet : il vous faut un nouveau logiciel médical.

    Mais comment bien le choisir ? Comment être sûr qu’il soit adapté à votre besoin actuel (ni trop, ni trop peu) et futur ? Quels éléments de coût faut-il prévoir ? C’est un choix structurant, car il vous engage, le plus souvent, pour plusieurs années.


    Evidemment, votre logiciel doit répondre à un « cahier des charges » pratique et réglementaire : Le logiciel doit être simple d’utilisation et ergonomique, tout en étant performant, conforme à la réglementation, en phase avec la technologie.

    Concernant la réglementation, sachez tout d’abord que votre logiciel doit obligatoirement être certifié Logiciel d’Aide à la Prescription (LAP) par la Haute Autorité de la Santé (HAS), depuis la  loi du 29 décembre 2011, relative au renforcement de la sécurité sanitaire du médicament et des produits de santé.

    Vos besoins et votre « cahier des charges » pour votre logiciel médical

     
    Mais au-delà des aspects réglementaires, que souhaitez-vous faire avec votre logiciel :

    • gérer vos dossiers patients, votre historique de consultation, des questionnaires spécifiques à votre spécialité,
    • Suivre la courbe poids-taille du patient, les demandes d’ALD,
    • rédiger vos ordonnances, vos courriers,
    • télétransmettre les feuilles de soins électroniques,
    • enregistrer les résultats des examens complémentaires des patients (biologie, imagerie, courriers de correspondants spécialises, soins infirmiers ou kinés…),
    • gérer le carnet de rendez-vous, éventuellement le partager avec vos associés,
    • gérer votre comptabilité ou au moins pouvoir l’interfacer avec un logiciel de comptabilité, ou préparer votre 2035
    • faire de la prévention, anticiper les rappels de vaccins
    • obtenir de l’aide à la prescription,
    • l’utiliser hors du cabinet, pour vos visites à domicile,
    • le faire utiliser par vos secrétaires pour vous faire gagner du temps,
    • mener des études transverses,
    • pouvoir suivre vos critères de performance pour la rémunération à la performance (P4P) … ?
     
    N’oubliez pas que votre logiciel doit avant tout correspondre à votre pratique médicale, vos envies, votre spécialité, votre mode d’exercice !
     
    A ce titre, la thèse médicale de Benjamin Naulin développe un comparatif des solutions logicielles du marché, mais propose surtout le « cahier des charges idéal » d’un logiciel médical. Sa lecture rapide, notamment à partir de la page 270, pourra vous aider à identifier les fonctionnalités qui vous semblent prioritaires, de celles qui vous semblent secondaires pour votre usage professionnel propre :
    http://issuu.com/erickelhetter/docs/th_se_naulin_2010_-_logiciels_cabinets_m_dicaux
     
    N’hésitez pas à solliciter les éditeurs de logiciels et à demander des démonstrations, c’est encore le meilleur moyen pour vous faire une idée claire des fonctionnalités et de l’ergonomie du poste de travail, si importante lorsque vous êtes en consultation avec vos patients.

     
    Les services additionnels de votre logiciel médical

     
    • Le pilotage de la rémunération à la performance, ou P4P (Pay For Performance)

    La nouvelle convention médicale, signée le 26 Juillet 2011, définit notamment un nouveau mode de rémunération à la performance, le P4P, devenue ROSP par la suite, que votre logiciel doit pouvoir prendre en compte, afin de vous aider à piloter cette part de votre activité, sur la base d’indicateurs de santé publique. Pour cela, la dernière génération de logiciels médicaux vous permet de suivre, via des tableaux de bord en temps réel pour votre base de patients, les 29 indicateurs mis en place pour la rémunération sur objectifs de santé publique. Certains vous proposent même une aide à la saisie sur les patients concernés.
    • L’accompagnement par les logiciels médicaux des médecins généralistes dans la P4P ou ROSP

    Dans les critères d’éligibilité à la P4P, les médecins doivent s’équiper de logiciels médicaux certifiés HAS leur permettant de les accompagner dans leurs démarches, ce qui implique à la fois une optimisation et une simplification des soins et une modernisation significative de leur cabinet.
     
    Il existe à ce jour, 26 logiciels médicaux répondant à la fois aux critères de l’organisation du cabinet (Informatisation du dossier patient, certification d’aide à la prescription (LAP), Télétransmission FSE et utilisation des téléservices) et permettant de calculer l’ensemble des points liés aux objectifs de qualité de la pratique médicale (suivi des pathologies chroniques, prévention,  efficience des soins).
     
    Ces logiciels médicaux, accompagnant les médecins dans la ROSP, proposent des services à valeur ajoutée tel que :
    1. les téléservices intégrés (TLSi) pour gagner du temps (service d’échanges d’informations des patients entre l'Assurance Maladie et le professionnel de santé), éviter toute double saisie et simplifier l’administratif (déclaration en ligne d’avis d’arrêt de travail, du médecin traitant, accès à l’historique de remboursement).
    2. un tableau de bord de suivi des indicateurs, avec une aide à la saisie sur les critères médicaux pris en compte et avec une recherche automatique des patients concernés suite à la saisie. Ce tableau de bord peut être adapté par spécialité. En savoir plus sur la ROSP pour les médecins spécialistes.
    • Les Services Réglementaires intégrés

    Afin de vous faire gagner en temps et en efficacité, les logiciels médicaux peuvent vous fournir un accès intégré aux services en ligne ou aux sites institutionnels suivants (sans double identification, sans relecture de la  carte CPS à chaque fois) :
    • Historiques de remboursements (ou HRi)
    • Déclaration en ligne de médecin traitant (ou DMTi)
    • Dossier Médical Patient (DMP)
    • Connexion à une base de médicaments agréée par la HAS (base HAS ou Base Claude Bernard par exemple) pour sécuriser la prescription

     
    La nécessité pratique : les autres critères à prendre en compte 

     
    De nombreux autres critères vont également rentrer en ligne de compte dans votre choix :
    • Vos contraintes matérielles : votre logiciel doit être compatible avec votre matériel informatique, votre ordinateur en premier lieu, et éventuellement vos terminaux mobiles (Ipad, Iphone, Androïd…) et avec votre système d’exploitation (Windows ou Mac dans leurs différentes versions, en cours ou à venir), et au besoin : votre imprimante, votre scanner, votre système d’imagerie médicale…
    • Le sérieux de l’entreprise éditrice : Si les leaders du marché ne sont pas forcément les seuls à proposer des solutions adaptées, il est primordial de vous assurer de la pérennité de la société qui édite le logiciel choisi. Renommée, ancienneté, nombre d’utilisateurs de leurs solutions logicielles sont autant d’indicateurs intéressants à consulter. Evitez de prendre une solution logicielle trop confidentielle, dont la pérennité et les mises à jour risquent de ne pas être assurées. Si vous portez votre choix sur une solution peu répandue, assurez-vous néanmoins que l’éditeur a déposé les codes sources du logiciel : en cas de rachat de l’entreprise, l’éditeur repreneur pourra assurer le suivi et / ou la migration vers sa propre solution, sans dommage pour vous.
    • Le niveau de service apporté : Il peut être déterminant, à chaque étape : mise en service, dépannage, maintenance, mise à jour…L’éditeur du logiciel propose-t-il une hotline (ouverte sur une plage horaire proche de celle du cabinet médical) ?, Est-il possible de faire intervenir un technicien soit physiquement sur place, soit par prise de commande de votre ordinateur à distance pour vous dépanner ou faire les mises à jour logicielles ? Ces mises à jour sont-elle possibles en ligne ? N’oubliez pas de considérer avec attention le niveau de service proposé et pensez à vérifier que ces services soient inclus dans votre contrat de maintenance.
      
    Le logiciel médical doit avant tout aider le médecin à gagner du temps, tout en augmentant la qualité de prise en charge des patients, et en maitrisant les coûts.
     
    C’est l’aide-mémoire du médecin mais aussi son unique témoin en cas de litige.

    Le logiciel devient de plus en plus une aide à la prescription, à la prise en charge globale du patient, à la prévention et au pilotage de votre activité. En aucun cas votre logiciel ne doit être source d’anxiété, de stress, de retard. En synthèse, votre logiciel médical doit répondre à votre besoin actuel, dans le cadre de votre pratique médicale, et rester suffisamment « ouvert » pour répondre aux évolutions réglementaires, professionnelles et informatiques à venir.

    L’accompagnement humain de la société éditrice du logiciel constitue à ce titre une aide précieuse, qui vous aide à concentrer votre temps sur la pratique médicale et la prise en charge de vos patients.

    Article mis à jour le : mercredi 4 février 2015

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